Muhasebede e-arşiv ve e-fatura?

Konu ile ilgili olarak firmadan sorumlu mali müşavir ile en başta konuşman doğru olur. Eski faturaları vergi dairesinden o iptal ettirebilir ve ön muhaseden yani senden o faturalar için doğru kesim isteyebilir ve yönlendirebilir. Ödeme ile yeni kesilen faturaları birleştirerek vergi dairesine düzeltme beyannamesi vermeye yetkileri vardır.
Peki gelecekte kimlik tc no mu vergi numarası mı nasıl anlarım dersen bu da çok basit bir excel formulu cozer

Bir excel saydasy açın ve buradaki yonergeyi gerceklestirin

Excel'de bir hücredeki vergi numarasının 10 haneli olup olmadığını kontrol etmek ve 11 haneli ise TC kimlik numarası olduğunu belirtmek için aşağıdaki formülü kullanabilirsiniz.

Varsayalım ki vergi numarası ya da TC kimlik numarası A1 hücresinde yer alıyor. Şu formülü kullanabilirsiniz:

Formül:
excel
Kopyala
=IF (LEN (A1)=10, "Vergi Numarası", IF (LEN (A1)=11, "TC Kimlik Numarası", "Geçersiz Numara"))
Açıklama:
LEN (A1): Bu fonksiyon, A1 hücresindeki verinin uzunluğunu döndüren bir Excel fonksiyonudur.
IF (LEN (A1)=10, "Vergi Numarası", ...): Eğer hücredeki sayı 10 haneliyse, "Vergi Numarası" olarak döner.
IF (LEN (A1)=11, "TC Kimlik Numarası", "Geçersiz Numara"): Eğer hücredeki sayı 11 haneliyse, "TC Kimlik Numarası" olarak döner. Eğer ne 10 ne de 11 haneliyse, "Geçersiz Numara" mesajını verir.

Başarılar dilerim

1. E-Arşiv Faturasının Kaydedilmesi
E-arşiv faturası düzenlerken, şahıs firması (yani vergi numarasının 11 haneli olmadığı durumlar) ve şirketler (yani 10 haneli vergi numarası olanlar) arasındaki farkı doğru anlamak önemlidir. E-arşiv faturasının düzenlenmesinde genellikle şahıs firmalarının TC kimlik numarası, şirketlerin ise vergi numarası kullanılır. Ancak, sizin durumu izah ettiğiniz şekilde, şahıs firması olarak kaydetmeniz gereken bir firmayı vergi numarasıyla kaydettiğiniz için bu, faturaların sisteme düzgün bir şekilde düşmemesine yol açmış.

2. Şubat Ayındaki Faturalar: İade Gerekliliği
Şubat ayında kesilen ve ödemesi yapılmış olan faturalar ile ilgili durum biraz karmaşık. Çünkü bu faturalar doğru kaydedilmemiş, fakat ödemeler alınmış.
Eğer e-arşiv faturasını yanlış cariye (şahıs olarak kaydedilmesi gereken bir firmayı vergi numarasıyla) kesmişseniz, bu faturaların sistemde düzgün şekilde gözükmemiş olma ihtimali yüksek. Ancak, bu faturalar ödenmiş olduğundan, iptal edilmesi gerekip gerekmediği konusunda dikkatli olmanız gerekir.
İade Faturası Kesmek:
E-arşiv faturaları için iade işlemi yapmak gerekebilir. Bu durumda, yanlış kaydedilen faturaların iptalini yaparak iade faturası kesmeniz gerekecek.
İade faturası kesildiğinde, bu faturaların geri alınması ve ödemenin düzenlenmesi gerekecektir. Ödeme yapılmışsa, iade faturasının düzenlenmesi ve ödemenin de iade edilmesi söz konusu olacaktır. Bu süreç biraz karmaşık olabilir çünkü ödeme alındıktan sonra iade işlemiyle ilgili de muhasebe kayıtları yapılması gerekecek.
3. E-Arşiv ve Manuel İşlem Yapma
E-arşiv faturaları, kağıt ortamda düzenlenmiş bir fatura gibi manuel olarak işlenemez. Yani, kağıt fatura düzenlemek yerine, sistem üzerinden düzenlenmiş olması gerekir. E-arşiv faturası zaten dijital ortamda gönderilmesi gereken bir belge olduğu için, manuel işleme yapılması mümkün değil.

Eğer sistemdeki hatayı fark edip doğru şekilde işlem yapmadıysanız, her durumda faturanın doğru sisteme düşebilmesi için dijital ortamda düzenlenmesi ve yeniden gönderilmesi gerekecek.
4. Bu Durumda Ne Yapılmalı?
Şubat ayındaki faturalar ve ödemenin ardından, bu faturaların sistemde doğru kaydedilmemesi nedeniyle, iade faturası kesmeniz gerekecek. Bu, hatalı kaydedilen faturaları düzeltmek için doğru adım olacaktır.
Bu faturaların yeniden doğru cariye kesilmesi de önemlidir. Yani, yanlış açılan cari hesabı düzenleyip, faturayı doğru firmaya yeniden kesmeniz gerekir.
Bu iade faturaları için ödeme iade işlemi de yapılabilir. Eğer ödemeler manuel olarak yapılmışsa, o zaman ödeme kayıtlarının da düzenlenmesi gerekebilir.
5 Sonuç ve Öneriler
Geçmişteki faturaları düzeltmek için, iade faturası keserek ve ödemenin düzeltilmesi gerektiğini göz önünde bulundurarak işlemi yapmanız gerekebilir.
E-arşiv faturası olduğu için, manuel işlem yapılması mümkün değil. Ancak bu faturanın doğru kaydedilmesi ve yeniden düzenlenmesi için sistemin düzgün çalışması gerektiği unutulmamalıdır.

Bu aşırı uzun ve kafa yorucu bir cozum gibi gorunse de
Bazı online fatura duzenleyici programlarda vno yazıp tab tuşuna basınca firmanın diger bilgilerini otomatik almak ister misiniz diye sorar. Evet e basınca firma bilgileri gelir. Bu olmuyorsa vno degil tcno oldugundan firma bilgileri gemez. Yapılması gereken verdiğim excel formulu ile kesin olarak vno mu tcno mu excel sayfasında kanıtlayıp fatura sisteminde bireysel fatura secenegine tıklayarak musteri bilgilerini once programa girip save etmek ve sonra da baştan işlemi sisteme eklenen bilgi ( adı girince cıkar ) cagrılmalı ve dogrulanmalıdır. Bu şekilde fatura şahıs bilgileri olarak çıkacaktır ve dosyasınna da bu faturayı basarak kagıt arsivine eklemeniz butun işlemi dogru yapar.

Ancak, muşavirle konuşarak dirsek teması devam etmeniz şu an onemli zira firma yasal detaylarından o sorumlu ve vdairesi onu muhatap alır, ne firmayı ne de ön muhasebeyi. O da gerekli yonergeleri verecek ve gecmis problemi vdairesi nezdinde cozecektir, size de şunuu yapın bana gonderin ben de kendi e arşivimde goreyim ve gostereyim diyecektir.
Yukarda bahsettiklerim ise aynı hatayı gelecekte de yapmama kendinizi koruma yollarıdır

Yapılabilecekler:
Yazılı Onay Talebinin Gözden Geçirilmesi: İmzalanması talep edilen yazıyı dikkatle gözden geçirin ve mümkünse bir hukuki danışmandan ya da avukattan görüş alın. Çünkü yazının içeriği, ileride başınıza büyük bir problem açabilir. Özellikle vergi ve cezalarla ilgili herhangi bir yazılı sorumluluk üstlenmek, firmanız için büyük bir risk teşkil edebilir.

Alternatif Yöntemler:

Muhasebecinizle birlikte karşı tarafla yeniden bir görüşme yapın ve yazılı onay talebini yeniden müzakere edin.
Eğer imza attığınızda sorumluluk almanız gerektiği bir durum söz konusuysa, bunun yerine, vergi mükellefiyetinizin doğru bir şekilde yerine getirildiğini gösteren başka belgeler veya onaylar sunmayı talep edebilirsiniz. Örneğin, muhasebe kaydının doğru olduğu ve işleminin yasal bir zemin üzerinde yapıldığına dair bir yazı.
Usülsüzlük Cezalarının Önlenmesi: Eğer gerçekten usülsüzlük cezası riski var ve bunu engellemek için yazılı bir taahhüt gerekiyorsa, bu durumda muhasebecinizin veya avukatınızın size yasal olarak nasıl bir güvence verebileceği konusunda önerilerde bulunması gerekebilir.

Alternatif Güvence ve İhtar: Eğer firma yetkiliniz imza atmaya yanaşmazsa, belki de karşı tarafa başka bir çözüm önerilebilir. Örneğin, işlemin doğru yapıldığına dair bir muhasebe raporu veya yasal güvence sunmak gibi.

Rica ederim